ניהול חוזים

אחד התחומים החשובים בניהול נכון של עסק הוא ניהול החוזים.

בין אם מדובר בניהול חוזים מול ספקים, לקוחות, מספקי שירותים, ועוד חוזה השכירות בבניין, חוזי העסקה וכו׳.

השיטה לחיסכון

כאשר מדברים על חיסכון בעלויות עבור עסקים, מדברים על פתרונות כוללים אשר יורדים לעומקן של כל עסקה שהעסק מבצע, בין אם מדובר בחוזה העסקה, תשלום חשבונות, תשלום חשבוניות ספקים וכו׳

מזהים את הצורך מאחורי כל עסקה ומציעים חלופה אשר תמשיך לענות על צרכי העסק ותוזיל עלויות.פתרונות אלה מבוססים על ידע, ניסיון ויתרון הגודל אשר מאפשר השגת עסקאות ותנאים משופרים עבור בעלי עסקים אשר מתאגדים במקום אחד.

חיסכון בעלויות מתאפשר בהרבה מאוד תחומים בניהול העסק וכאשר יש הכרות עם תחומים אלה והאופן הנכון לנהל אותם, העסק ממוקסם ומרוויח יותר.

חיסכון בעלויות – כל האפשרויות להטמעה

הידעתם? כל תחום הקשור לתפעול העסק הוא תחום אשר ניתן להטמיע בו חיסכון בעלויות באופן אסטרטגי ולטווח ארוך. כאשר מתבוננים בהוצאות של עסק, לוקחים בחשבון כל תחום ותחום אשר קשור בתפעול העסק באופן ישיר או עקיף.

בין אם מדובר בציוד משרדי, שירותי הסעדה, הוצאות חשמל ואינטרנט ואפילו שירותי ניקיון, הכל נלקח בחשבון כאשר מחפשים להטמיע שיטת חיסכון אשר תקדם את העסק ותמקסם את הרווח שלו לאורך זמן.

מהם השלבים להטמעה אסטרטגית של חיסכון בעסק?

חיסכון בעלויות אינו פעולה חד פעמית אלא אסטרטגיה מתמשכת אשר מוטמעת באופן חכם ורב שלבי.
לפני שמחליטים על הצעדים אשר יובילו לחיסכון משמעותי בעלויות, יש לקבל תמונה נרחבת וכוללת של ההוצאות השוטפות של בית העסק, מהם הצרכים אשר מובילים להוצאות האלה ומה האופן האלטרנטיבי שבו ניתן לענות על צרכים אלה. כאשר מתקבלת התמונה הגדולה דרך בקרה מקדימה, קל יותר להבין את הצרכים של העסק ולספק פתרונות חלופיים.

חיסכון בעלויות – גם כאשר מדובר במיסים עירוניים או משכורות

הידעתם כי ניתן להוריד בהוצאות הארנונה? שחישוב חכם של משכורת יכול להוזיל באופן משמעותי את הוצאות העסק על משכורות מבלי לפגום בזכויותיו של העובד? כל תחום ותחום אשר קשור לניהול ותחזוקה שוטפת של העסק פתוח למשא ומתן ולחיסכון, בין אם מדובר בהבנה משפטית של סעיפים אשר יכולים להוזיל עלויות, חתימת חוזים מול ספקים אשר מציעים תנאים טובים יותר לטווח הארוך או הקצר, וכו׳. בסופו של דבר, בעזרת מתמטיקה נכונה והכרות עם הנושאים השונים ניתן להטמיע חיסכון בכל עלות לעסק ולספק פתרונות אלטרנטיביים לכל עסק ועסק.

חיסכון בעלויות פתרונות אפקטיביים

ליווי מסחרי

ליווי מסחרי מורכב מתהליך איסוף נתונים, בדיקת אפשרויות הוזלה מול ספקים שונים, בדיקת פתרונות אלטרנטיביים, הדרכה והטמעה.

בכל תחום שבו העסק מקבל שירות, קיימים נתונים המעידים על מגמות הצריכה וסיבותיהן, ובכל תחום כזה קיימת אפשרות להטמיע פתרונות חדשים אשר מוזילים עלויות באופן ממוקד ומשמעותי.

איסוף נתונים, בדיקת אפשרויות הוזלה

ליווי מסחרי בכל תחום הקשור לניהול השוטף של העסק מתחיל באיסוף ובדיקת נתונים.
הבדיקה נערכת רטרואקטיבית כדי להבין את מגמות השימוש של העסק בתחום בו מתבצעת הבדיקה (למשל, כאשר בודקים פתרונות לצריכת הדלק הכוללת על ידי העובדים, ייבדקו חשבוניות, מגמות צריכת דלק והבדלים בין המחלקות השונות, שינויים בצריכת הדלק לאורך זמן וכו׳).

בדיקה זו מאפשרת זיהוי הצרכים של העסק. כאשר כל הנתונים יושבים במקומם, נפנה לחברות אשר מספקות את השירות להשגת תנאים טובים יותר.

בשלב הזה בתהליך יתבצעו השוואות בין החברות השונות, משא ומתן ובסופו של דבר בחירת הספק עם התנאים הטובים ביותר.

בחינת אלטרנטיבות, הדרכה והטמעה

כמעט לכל צורך של עסקים וחברות קיימים מספר פתרונות אלטרנטיביים.
חשיבה מחוץ לקופסא והכרות עם פתרונות חבויים הם יתרונות משמעותיים אשר הופכים את הליווי העסקי לרווחי באמת.

מעבר לפתרונות שהם חשובים, חשוב גם שהעובדים יבינו את המשמעות של הוצאות העסק כדי שיוכלו להתנהל בצורה חכמה יותר וחסכונית עבור העסק. לבסוף, תבוצע הטמעה של המערכות החדשות ובניית מערך בקרה.

בדיקת חשבוניות בדיקת חשבוניות ספקים חיסכון בעלויות ליווי מסחרי ניהול עסקי

בדיקת חשבוניות ספקים

כל עסק מקבל שירותים וסחורות מספקים ומנהל רישום ומעקב.
כאשר ספק מספק שירות לעסק הוא מגיש לו חשבונית המפרטת את מהות העסקה.

חשבונית זו כולל חישוב מע״מ, פירוט כזה או אחר של השירותים או הסחורה שסופקו, עלותם ומועד לתשלום.

כל עסק יכול להרוויח כאשר חשבוניות אלה נבדקות, מאומתות ונלקחות בחשבון בהוצאותיו של העסק.

אז מה צריך לבדוק כאשר רוצים לוודא שהחשבונית שהוגשה תקינה?

לפני הכל, יש לבדוק שהספק שהגיש את החשבונית הוא ספק מוכר לעסק. יש לבדוק את המוצרים או השירותים המתוארים בחשבונית ולוודא שהם תואמים להזמנה שבוצעה מהספק. 

יש לוודא שהסכום הוא הסכום שהוסכם בין העסק לספק עבור השירות. יש לבדוק את התאריך שעל החשבונית. במידה והחשבונית אינה עומדת באחד מהקריטריונים האלה היא אינה תקינה ויש ליצור קשר עם הספק.

טיפול לא נכון בחשבונית עלול לגרום למשבר מול הספקים

כל טיפול בחשבונית שהוגשה על ידי ספק הוא תהליך רב שלבי אשר בסופו החשבונית מאושרת והספק מקבל תשלום על פי התנאים שנקבעו מראש.
כאשר המערכת אינה מתופעלת כיאות ובצורה עקבית ומסודרת, חשבוניות עלולות להישכח, להעלם לפני או אחרי שלב האישור, להיות קשות לאיתור וכו׳.
חלק מהאמינות והשמירה על עובדת שוטפת אל מול הספקים כוללת בתוכה עבודה נכונה עם חשבוניות, המאפשרת איתור מהיר של כל חשבונית והעברת מידע לגבי הסטטוס שלה, עמידה בזמנים שנקבעו מראש עבור תשלום ופניה מהירה במקרה הצורך כאשר חשבונית אינה תקינה.

אחסון, איתור וחתימה דיגיטלית

כל חשבונית ספקים צריכה להיות מתויקת ולהישמר אצל בעל העסק במשך 7 שנים. לכן בעלי עסקים חייבים לפנות מקום ומשאבים לאחסון החשבוניות ותיוקן באופן מסודר ושיטתי.
במידה וקיים ספק לגבי חשבונית מסוימת, החשבונית צריכה להיות מאופסנת כך שהיא זמינה לשליפה מהירה או להיות מאוחסנת באופן דיגיטלי.

כדי להקל על בעלי עסקים, יש אפשרות כיום להעלות חשבוניות למחשב ולהוסיף להן חתימה דיגיטלית.
חתימה דיגיטלית מחייבת את בעל העסק לשמור את החשבונית רק עד הגשת הדוח של אותה שנה.

בדיקת חשבוניות בדיקת חשבוניות ספקים חשבוניות חשבוניות ספקים

פתרונות אפקטיביים - תחומי התמחות

תחומי ההתמחות של חברתנו הם רבים ומתפרשים על כל הצרכים הלוגיסטיים של העסק.